人力吃緊，是長期以來從事資訊科技工作的人常會遇到的事情。景氣好的時候，首先擴張的是業務人員，景氣差的時候，首先裁減的是後勤人員。

IT部門的人力往往都維持在一個均衡的狀態，怕過也怕不及。
人力夠不夠，並不是憑感覺，我覺得 Loading 很重就可以跟老闆提出人力需求，在提出人力需求前，老闆希望看到的是，你未來的規劃/計劃是什麼？為什麼需要增加人力，新增的人力要運用在什麼地方？現況又是如何？

當部門成員覺得 Loading 很重時，必須要思考的一件事情是：這是常態嗎？或者是短期的現象？要衡量 Loading ，最重要的是要有數據來佐證，平時就要針對資訊部門的工作需求加以記錄，例如系統需求單/IT叫修單等。

如此就能掌握每個月的需求單平均數量及其週期性的變化。當有臨時衝高的數字時，其背後的原因是什麼？是因為公司業務量增大，與客戶之間交易量增大衍生出資訊系統強化的需求（如 EDI 或 B2B）？而這些新增的需求，現有的人力是否可以應付？現有人力資源可否因應調整？IT本身技術能力夠不夠？是委外好呢？還是可以短期約聘？或是增加人力？這些都牽涉到成本的考量，您必須評估怎樣的花費，可以獲得最大的效益。

IT主管必須清楚，人力的增補，是需要有一份常態性的工作來維持，不能臨時找一個人進來應急之後，這個人力又馬上閒置了，如果您沒有做好妥善的規劃與工作分配，這種情況會常常發生，而您能坐視這種情況的發生嗎？您的老闆是否會覺得我人力都給你了，怎麼績效沒有呈現出來？那當初要求這個人力的決策是對的嗎？

我們可以從組織的經營策略來著手人力的需求計劃，訂定一些衡量指標，例如當常態性的需求數量達一定水平之後，假設某一系統的維護人力 2 人，訂定平均每人每月處理單量為 40 件，當每人每月的平均處理單量達 60 件（或每人處理上限 50 件），則表示人力需要增加，才有辦法消化這些需求。或是因為導入新的專案，例如虛擬化，需要有人 dedicate 來維持系統運作的穩定，而目前又欠缺相關技術人才，則可以考慮增聘人員進來，以讓業務得以順利運作。同時也必須衡量，是否其工作只負責維護虛擬化軟硬體設備？是否可以兼任其他工作？在這個人力進來之前，您就必須先就組織內的工作進行調整，讓新增補的人力可以充分發揮其應有的績效。

當然 IT 主管也必須清楚，需求不是因為舊有的問題一直沒有改善才衍生出更多的問題來，如果是這樣，您必須先將既有的問題先解決，看解決後的狀況是否有獲得改善，再來思考人力增補的問題。而當需求下降時，是否會造成部門的人力閒置？是否要淘汰績效不彰的成員？或是否應該思考如何創造需求？或是工作的輪調讓部門成員可以吸取更多的經驗以及提昇專業能力，同時也可以衡量，這中間是否有機會可以培養好的管理人才，來協助自己對未來營運的規劃與推行。

總之，人力的評估，絕不能只靠感覺行事，看到同仁常加班，除了要分析需求的變化之外，也要衡量成員本身的專業能力是否出現瓶頸，該如何提昇。您必需建立一套標準及評量方法，讓您的老闆認可，與老闆充分的溝通，這樣才能讓老闆放心的將這個部門交由您來全權打理。

全系列文章列表